Stage Assistant(e) Coordinateur(trice) Evènementiel

Le World Trade Center Marseille Provence recherche un/une Stagiaire Assistant(e) Coordinateur(trice) Evènementiel dans le cadre d’un stage de 6 mois.

Vous intégrerez l’équipe référente dans l’organisation des évènements et vous intervenez sur les projets organisés dans les 3 lieux gérés par le WTC.

Intéressé.e ? Alors, n’attendez plus : venez nous rejoindre !

Vos missions : 

ADMINISTRATIF

• Passer les commandes hebdomadaires aux prestataires.
• Réaliser des plans de travail et des plans d’implantation à communiquer aux parties intéressées.
• Assister aux réunions d’équipe hebdomadaires et aux briefings.
• Soutenir la Coordinatrice Evènementiel et son assistante pour les tâches administratives (planning hebdomadaire, commandes aux prestataires, synthèse des évaluations prestataires semestrielles, contrôle des factures fournisseurs).

OPERATIONNEL

• Mettre en place la signalétique papier et digitale pour identifier et délimiter les différents espaces et salles réservées.
• Mettre en place et préparer les salles de réunion en soutien à l’équipe logistique dans les périodes de forte activité.
• Suivre l’avancée de l’équipe logistique sur les remises à propre des salles et les changements de mise en place dans les salles.
• Contrôler et assurer la qualité de présentation des espaces dédiés aux activités évènementielles.

RELATION PRESTATAIRES

• Accompagner les prestataires réservés (restauration, technique, mobilier, sécurité, hôtesses) dans leur installation sur site.
• Evaluer les prestataires externes après chaque intervention sur nos lieux.
• Piloter les moyens techniques et opérationnels mis en œuvre et s’assurer du bon déroulement des évènements.

RELATION CLIENTS

• Prise de contact en amont des évènements pour finaliser l’organisation et s’assurer des prestations souhaitées par le client (horaires, mise en place des salles, restauration, autres prestations, etc)
• Visites de repérage sur site.
• Accueillir et renseigner les clients à leur arrivée (accueil, orientation vers leur salle de réunion, point récapitulatif des prestations prévues, sensibilisation à nos engagements en matière de RSE).
• Être le point de contact opérationnel des organisateurs de réunion tout au long de leur expérience au WTC et faire le lien entre les clients, le service logistique et les prestataires contractés.

Profil attendu :

• Organisé et rigoureux.
• Pro actif, serviable et discret, doté de bonnes compétences en communication.
• Passion pour le service client.
• « Can-Do » attitude, esprit d’équipe avec une attitude positive.
• Capacité à organiser et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne.
• Adaptabilité et flexibilité.
• Capacité à travailler en autonomie.
• Compétences informatiques intermédiaires requises et maîtrise du pack office.
• Orthographe, syntaxe et élocution irréprochables.
• Gestion des imprévus.
• Fournir un excellent service client.
• Suggérer de manière pro active des améliorations de l’expérience client.
• Une expérience dans l’hôtellerie, l’évènementiel ou dans un autre secteur de services.
• Une bonne maîtrise de l’anglais oral et écrit.

Précisions : 

• Titres restaurant pris en charge à 60%, titres de transports pris en charge à 50%, évènements internes…
• Type d’emploi : Stage conventionné, 6 mois. 35h par semaine.
• Poste à pourvoir à partir de janvier 2025, basé à Marseille. Déplacements réguliers entre nos 3 lieux évènementiels sur Marseille (1er et 2ème arrondissements).